З 24 лютого ми усі стали логістами. Знайти, де придбати, доставити, провезти через кордон, оформити документи, передати кінцевому бенефіціару. Вся волонтерська та гуманітарна робота, особливо та, яку везуть з-за кордону, потребує точності і документального супроводження.
В рамках нашого віртуального хабу #простір_ідей ми поспілкувалися із Андрієм Тодощуком, кандидатом економічних наук, експертом з митних питань, консультантом з митних питань ГО «Перший жіночий ветеранський простір «РеХаб», доцентом кафедри зовнішньо-економічної та митної діяльності Національного університету «Львівська політехніка», президентом Асоціації Професійних Митних Посередників.
Пан Андрій надав дієві поради, як убезпечити організацію від шахарйств, на що потрібно звертати увагу при здійсненні волонтерської та гуманітарної допомоги, чому важливо перевіряти через митницю вантажі, які потенційно можуть рахуватися за організацією.
Тож, декілька основних порад від експерта
- Декларуйте майно, яке ввозиться як волонтерська чи гуманітарна допомога, через електронний кабінет. Це спростить процес оформлення вантажу на кордоні.
- Документально супроводжуйте весь процес лоігстики: від моменту замовлення до моменту передачі. Принаймні, у вас має бути лист дарування (або догоір на дарування). У нього бажано включити таку вихідну інформацію: хто дарує (реквізити повні) і кому дарує (повні реквізити). Якщо є через кого – це треба теж вказувати (водій, до прикладу). Якщо великий об’єм вантажу з-за кордону – має бути міжнародна транспортна накладна, де вказана вся інформація про вантаж (вага і кількість – це ті дані, по яким можна його ідентифікувати в подальшому). Декларація. Акт прийому-передачі кінцевому отримувачу (кількісний і якісний показник).
- За можливості в організації створіть внутрішню комісію з аудиту, яка контролюватиме надходження, супроводження і передачу цього майна.
- Надсилайте запити на митні органи задля того аби перевірити – що за вами рахується. Бувають випадки, коли за організацією рахується майно, яке вона не отримувала. У таких випадках встановіть тих, хто на вас його оформив, зв’яжіться з ними і визначте термін передачі того майна кінцевому отримувачу, в іншому випадку – звертайтеся в правоохоронні органи.
- Все, що ви робите у співпраці із закордонними партнерами – бажано фіксувати. Все починається від першого етапу, коли ви робите розсилку і надаєте перелік необхідного, очікуючи на зворотній зв’язок. Або навпаки, коли на вас виходять і пропонують якусь допомогу. Це вже перший крок до обміну інформацією.
- Якщо ви допомагаєте із забезпеченням автотранспорту на військові підрозділи, то пам’ятайте, що усі автівки, які ввозять для цієї мети потрапляють в базу правоохоронних та контролюючих органів. І вони наразі перевіряють доставку транспортних засобів до кінцевих отримувачів.
Загалом, волонтерство – це 99% джентельментських угод і прояву порядності. Адже терміну передачі не визначено і в умовах війни багато справ тримаються на «репутації» і «довірі». Утім, потрібно пам’ятати, що будь яка матеріальна складова будь якої допомоги завжди потребує документального підтвердження, обліку та внутрішнього аудиту, адже питання «прозорості», «доброчесності», «порядності» – це і є фундамент гуманітарної місії.
Зустрічі у віртуальному хабі #простір_ідей відбуваються в онлайн форматі щосуботи. Працюємо за підтримки Міжнародного фонду «Відродження», який спільно з European Union in Ukraine, у рамках проєкту #EU4USociety, запровадили проект «Тримаймо стрій».
